Comment créer des applications simplement avec Zapier (1/2)

Lorsque vous mettez en place un nouveau projet, au lieu de foncer tête baissée dans le code, je vous conseille de regarder un peu les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Comme Apple le disait en sortant son iPhone, « il y a une application pour ça », Nous sommes maintenant dans l’ère : « Il y a une solution SaaS pour ça ».
Vous avez des clients, des prospects, des SMS ou des emails à envoyer, des factures à créer, un workflow à suivre. Et bien il y a une application SaaS ou une API pour ça. Et avec la magie de Zapier.com vous pouvez les interconnecter ensemble.

Voici un exemple concret :

Nous avons un client qui vends & fabrique des produits dans ses différents magasins et qui vends aussi en ligne via son site internet.
On se retrouve comme d’habitude dans un système ou on va avoir plusieurs outils de suivi, qui ne fonctionnent pas de la même manière et il sera difficile d’avoir une vision globale. Entendons pas la qu’une commande « Comptoir » et une commande « Internet » sont dans 2 workflow différents.

L’idée classique sera de dire : Je vais développer un outil de suivi de commande générique et externe pour centraliser l’ensemble du suivi.
C’est bien, c’est ce qu’il faut faire. Maintenant, réfléchissons avant de développer tout ça.

Ce que je cherche à faire c’est :
– Déclarer une nouvelle commande dans mon outil de suivi
– Mettre à jour cette commande pour prévenir mon client de l’avancement de celle-ci
– Avoir une vision globale de ma production en temps réel

Vu que c’est quasiment un outil interne, (hors le fait qu’il envoie des emails à mes clients), je n’ai pas envie d’investir trop d’argent.

Voici comment en utilisant des applications SaaS, je vais pouvoir créer cet outil en 2H.

Je vais utiliser :
– Google Form pour créer des commandes depuis les magasins
– Les Webhooks pour créer des commandes depuis le Web
Trello pour avoir l’avancée de mes commandes
Mailchimp pour prevenir mes clients sur l’avancement de leur commande & les abonner à ma newsletter
Twillio pour envoyer un SMS lors de l’expédition de la commande
– Avis vérifié pour avoir une belle E Reputation
– Google Sheet pour suivre mon chiffre d’affaire global
– Slack pour prévenir mon support client lorsqu’il y a un soucis dans une commande

Let’s go :
Je vais piloter l’ensemble de mon application avec Zapier.com
Je vous invite a créer un compte dessus, je vais aussi avoir besoin d’un compte sur les différentes applications SaaS énumérées.

Commençons par le début, je vais ajouter ma commande dans mon nouvel outil lorsque c’est une commande Magasin.
Pour cela, j’utilise Google Form, qui m’offre la possibilité de créer des formulaires en ligne.

J’ai besoin :
– Numéro de commande (Donné par mon outil de commande interne)
– Information sur la commande
– Nom du client
– Email de mon client
– Portable de mon client
– Adresse de livraison


Ce formulaire va être envoyé dans un fichier Google Sheet que je vais pouvoir récupérer pour traiter mes commandes. Les commandes seront ainsi injectées dans un board Trello pour avoir une vision de l’avancée de ma production.

Pour connecter mon Google Form avec Trello, j’ai donc utilisé Zapier et via un « Zap », j’ai demandé l’action suivante : Lors de la création d’une nouvelle entrée du formulaire, merci de créer une card Trello dans la colonne Nouvelle avec tel titre et tel contenu.

Voici le zap :

 

Maintenant que ce Zap est en place, l’ensemble de mes nouvelles commandes sont automatiquement injectées dans Trello. Pour faire un process encore plus propre, je peux rajouter une 3ieme action et envoyer un email à mon client pour lui dire que sa commande est bien prise en compte.

L’idée de Zapier est d’automatiser un maximum de taches sans intérêt et depuis un seul déclencheur, mettre en place de système de cascade.

Dans la seconde partie, nous verrons l’update qui va permettre de déplacer les cards Trello afin de suivre l’avancée de la production, notifier le client et comment nous avons pu ajouter plusieurs personnes de la production sur le suivi de commande.